Obowiązkiem prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych objęci są już najwięksi przedsiębiorcy w Polsce, którzy okres przygotowań do programu mają już w większości za sobą. W ramach PPK odprowadzane są pierwsze wpłaty na indywidualne konta pracowników. Wśród instytucji, które wdrożenie planów kapitałowych mają już za sobą jest Nationale-Nederlanden. Eksperci firmy dzielą się swoimi wnioskami z wprowadzania programu w organizacji.
Nationale-Nederlanden ma o tyle komfortową sytuację, że wprowadzanie PPK zna z obu stron. Jesteśmy pracodawcą 250+, a jednocześnie instytucją finansową oferującą usługi przedsiębiorcom. Dlatego możemy z praktycznej strony opowiedzieć, jak wdrażać PPK w firmie. Umowę o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi zawarło z nami już ponad 300 instytucji – stąd wiemy, że firmy są na różnych etapach przygotowania i wdrażania programu. Nasze własne doświadczenia są natomiast na tyle uniwersalne, że każdy może z nich skorzystać
– mówi Małgorzata Madej, kierownik działu ofertowania i zarządzania portfelem PPK w Nationale-Nederlanden.
Poziom 0: analiza i oszacowanie kosztów
Nie znaliśmy dokładnych danych, niezbędnych do wdrożenia PPK, dlatego na samym początku upewniliśmy się, czy procesy obsługujące zawieranie umów i płatności są prowadzone prawidłowo. Oszacowanie poziomu kosztów programu, założenie poziomu partycypacji, a także oszacowanie wartości wpłat podstawowych umożliwiło nam podjęcie decyzji o realnej dacie przystąpienia do programu -
mówi Małgorzata Madej.
Poziom 1: przygotowanie do wdrożenia firmy i pracowników
- selekcja uczestników programu;
- możliwość wprowadzania deklaracji uczestników;
- naliczanie wpłat pracownika i pracodawcy;
- generowanie plików zgłoszeniowych i rozliczeniowych w formacie wymaganym przez instytucje finansowe.
W zależności od struktury i branży zakładu inne środki przekazu będą najlepsze. W naszej firmie zbudowaliśmy taki wachlarz opcji, z których każdy wybierze coś dla siebie. Były to m.in.: materiały drukowane, elektroniczne, mailingi, filmiki, quizy online, spotkania i szkolenia bezpośrednie, jak i w formie elektronicznej. Dzięki dobrze zaplanowanej komunikacji po miesiącu działania programu nie mieliśmy w ogóle korekt list płac, co oznacza, że pracownicy byli naprawdę dobrze poinformowani i decyzję o uczestnictwie podjęli świadomie
– dodaje Joanna Dobies, kierownik ds. polityki personalnej w Nationale-Nederlanden.
Poziom 2: kwestie formalne
Wszelkie działania można przeprowadzić drogą elektroniczną. Do zawarcia umowy o zarządzanie nie są wymagane podpisy kwalifikowane, skanowanie ani drukowanie dokumentów. Taki schemat działania proponujemy też naszym klientom jako instytucja finansowa. Wybierając operatora PPK warto też sprawdzić, czy oferuje on kompleksowe wsparcie na każdym etapie wdrożenia programu
– mówi Małgorzata Madej.
Poziom 3: harmonogram dla wdrożenia
Opracowaliśmy harmonogram obsługi powdrożeniowej na każdy kolejny miesiąc. Uwzględnia on nowe i stałe elementy, takie jak przekazywanie wpłat do instytucji finansowej, czy zgłaszanie rezygnacji pracowników w ciągu 7 dni od ich wpłynięcia. Od samego początku widzimy, jak wielkie to ułatwienie, dlatego polecamy taką praktykę każdemu przedsiębiorcy
– dodaje Joanna Dobies.
